MMESA Bylaws / Lois

Mediterranean & Middle Eastern Endoscopic Surgery Association

Aim and structure of the Association

Article 1

The Association has been founded according to the decree of the Order of physicians of LEBANON n" 552/2001/S, on the date of 14 February 2001.

Article 2

The aims of the MMESA are:

1- The development of Endoscopic surgery and Interventional Techniques in the Mediterranean, Middle Eastern and surrounding countries.

2- The coordination and training of these techniques in the area.

3- To promote scientific studies in order to develop an identity for Endoscopic Surgery.

4- MMESA is an apolitical association, defending the principles of peace and mutual understanding of all people of all nations, of all credos and of all races.

Article 3

The Society shall maintain offices at such places as the Executive Office of the Association shall determine. It can be changed to other places by decision of the Executive Office of the Association. 

Article 4

MMESA consists of medical practitioners who, with the exception of Corporate Members, actively practice surgery and any kind of endoscopic surgery.

The Association has Founding Members, Active Members, International Members, and Honorary Members, these being proposed by the Executive Office, and elected by the General Assembly.

Annual Fees: Founding Members, Active Members, and International Members are required to pay an annual fee. The annual fees are fixed by a decision of the General Assembly, which will be, eventually, reviewed every year.

Founding Members: Founding Members are those individuals who took part or were represented during the General Assembly for the foundation of the Association on November 20 - 2000 In BEIRUT - LEBANON. Founding Members have full voting rights and the same obligations as other members.

Active Members: Active Members are proposed and ratified by the Executive Office. The Executive Office is responsible for checking whether candidates fulfill the membership requirements of the MMESA. To become an Active Member, the following requirements must be met:
- license as a medical doctor,(Diploma),
- qualification as surgeon or other specialist involved with endoscopic surgery and/or interventional techniques
- citizen of one of the countries of the MMESA,
- application for membership submitted to the current President of the MMESA,
- support of the application by two Founding or Active Members,
- acceptance by the Membership Committee, and
- payment of the annual fee.

Nomination and election:

Names of candidates nominated for Active Membership shall be submitted to the Executive Secretary. Completed application forms, letters of recommendation and other documentation shall be sent to the Office of the Executive Secretary. The Executive Office decides on the acceptance of the applicants for membership. The Executive Secretary shall notify the applicant of the final decision of the Executive Office. The list of new members will be presented at the general assembly at the following meeting.

Active Members have full voting rights at the General Assembly.

Only active members will be eligible for election to office.

International Members (Foreign Members):

International Members are those members whom fulfill all requirements as to be Active members but who are citizens of countries other than MMESA countries; these members must show their wish to become MMESA members and will propose themselves as such to the Executive board. If accepted, they will have the same duties and obligations as Active members, except eligibility to Office.

Honorary Members: Honorary Members of the MMESA are proposed by the Executive Office and elected by the General Assembly. The criterion to select those individuals is their out-standing contribution to Endoscopic Surgery of Interventional Techniques. Honorary Members do not pay annual fees and may participate and be consulted in the General Assembly, but have no voting rights. 

The Association can also have, and shall do efforts to fulfill it, contacts to have two other types of participation/partnership:

Scientific – With national scientific societies of countries of the Mediterranean basin, middle-east, surrounding countries or even other.

This partnership is to run under the orientation of the executive board and will also have working directions in order to find common scientific lines and to have synergetic work, education wise and of scientific divulgation.

Corporate – With companies, corporations or small business which contribute with financial support or donations in order to help projects of technical education and theoretical teaching of endoscopic surgery, through the Association.

These companies can also be of a business or industry that manufactures, distributes, or supplies products and equipments related with endoscopic surgery required for or related to the practice of endoscopic surgery. As well companies, corporations or firms which publish educational or scientific information pertaining or relating to the practice of endoscopic surgery can be included as well as other contributions set by the Corporate Committee between MMESA and the corporate sector.

Article 5

The status of Member of the Association ends by dismissal, by death, or when payment of annual fees has not been received, after written reminder, for two consecutive years. Membership may be terminated on the proposal of the Executive Office and by vote of the General Assembly for unprofessional conduct and for various serious reasons. The Member so accused will be asked to provide a written statement of the accusations and will have the opportunity to defend his position before the General Assembly. Resignation from the Society must be submitted in writing to the General Secretary at least 3 months prior to the end of the year. Annual dues must be paid in full to the end of the year of resignation.

Administration and function of the Association

Article 6

The Mediterranean and Middle Eastern endoscopic surgery Association has an Administrative Board consisting of two members of each represented country. This Administrative Board will have, mainly, consultancy functions and will also represent the different local tendencies of MMESA membership regions. Decisions are to be taken by simple majority.

The election of the Association President is to be done at the Administrative Board level. The President of the Association, and the president and the organizer of the annual scientific meeting have to be members of the Administrative Board. The other members of the Administrative Board are elected by secret ballot by the General Assembly also by simple majority chosen from the Active and Founding Members of the Association after their proposition. This proposition can be done by them or by others; in this case, they can only be voted for after accepting the proposition done. In the case of vacancies arising, new members of the Administrative Board are elected during the next General Assembly.

Administrative Board members are elected for a term of four years, and may be re-elected. Nevertheless, if they do not show at the Administrative Board meetings more than two times during the mandate, without a valid reason, they can be excused of the function and substituted.

Article 7

The Executive Board will be composed of: a President, the past-president, the president-elect, a general secretary, a treasurer and five members.

Will also be co-opted to the Executive Board, the Presidents of the different Committees and Task forces of MMESA and a Deputy Secretary General and a Deputy Treasurer.

The President is elected for a one year mandate, not renewable. This election will take place within the General Assembly, every year, the name being under recommendation of the Administrative Board. This name recommendation shall be sent to all members of MMESA, at least two months before the elective General Assembly. The election vote must have a majority of two thirds of the participant members at the Assembly.

The past-president and the president elect will also have one year mandates. The General Secretary will be elected for a two year period renewable for three times maximum. All other members of the Executive Board will be elected for two year periods renewable one time.
The President shall then present a list of names he proposes to constitute the rest of the Executive Board to the General Assembly and this Assembly will decide on ratifying these names by giving the list their confidence. These members shall be members of the Administrative Board.

Vacancies occurring in Executive Board shall be filled by appointment of the President until the next regular General Assembly.

The President of the Executive office is President of the Administrative Board. The Administrative Board meets at least once per year; whenever the President requests a meeting, or on the demand of one-quarter of the Board members sent by writing to the General Secretary.

The normal yearly meeting shall take place during the yearly Congress, before the General Assembly.

The presence of at least one-third of the Board Members is necessary for valid decisions. Valid votes are taken by simple majority. The President will have decisive vote in case of a draw.

A written record of the meeting is to be written by the Deputy Secretary General, which is to be signed by the President and the Secretary General. The numbered pages of this written record, without blanks or erasures, will be kept in the Headquarters of the Association and in the MMESA office.

Article 8

The members of the Executive and of the Administrative Board will receive no financial remuneration for their work for the Association. Reimbursement of expenses is possible and may be granted by approval from the Administrative Board or the General Assembly. Receipts and all other documents must be kept and will be checked. This can be done as long as there are funds allowing it in the bank account.

The Association can hire agents for special purposes. Such agents may, if so decided, assist and may be consulted during the General Assembly. Hiring such agents is to be done only after proposal to and acceptance by the Administrative Board or the General Assembly.

Article 9

The General Assembly consists of all Members of the Association as defined by Article 4. The General Assembly meets at least once per year and is convened by the President, the Administrative Board, or on demand by more than one-half of the Members. The Agenda is prepared by the Executive Board considering all eventual proposals done by the Administrative Board and must be sent to all Members of the MMESA at least twenty days in advance. Status reports on the Administrative Board and the finances of the Association are presented.

The General Assembly controls the accounts of the Association, votes for the budget, and for the topics on the Agenda, and elects new members of the Administrative Board if necessary by secret ballot, besides their duties mentioned in articles 4, 5, 6, 7, 8, 11 and 14.

Article 10

The President represents the Association in all questions of civil rights, and he supervises the expenses. He may delegate certain parts of his duties to members of the Executive Office. In matters requiring legal representation in court, the President may be represented by an authorized lawyer. All members of the association are entitled to their civil rights according to the law of their own country. Civil right problems of the association are to be followed accordingly to the law of the country where the bureau is located.

Article 11

All decisions of the Administrative Board regarding their major objects for purposes of the Association must be approved by the General Assembly. This general assembly may be an ordinary or an extraordinary one: if it is in an ordinary general assembly, it is necessary that all proposes are sent to all members, at least one month before the assembly. An extraordinary general assembly can be called for by the President or by half of the members of the administrative board with two month anticipation.

Annual Resources

Article 12

The resources of the MMESA consist of:

- Annual fees paid by Members,

- Donations contributing to the function and development of the Association,

- Income derived from publication of scientific material,

- Special financial contributions from other competent authorities,

- Donations of other origins, accepted by the general assembly

- sponsoring by corporate members.

Article 13

A detailed annual budget is prepared listing income and expenditure. The source and disbursement of Association funds is submitted to the Order of physicians of LEBANON on request.

Modification of the Bylaws and dissolution the Association

Article 14

The Bylaws may be modified by proposal of the Executive Board, by proposal of, at least, half of the members of the Administrative Board, or by request of a quarter of the members present at a General Assembly. Such modifications to the Bylaws must be listed on the Agenda of the next General Assembly, ordinary or extraordinary. The Agenda must be sent of all Members of the Association at least one month in advance.

The General Assembly must be attended by at least one-quarter of the present Active Members or Founding Members or their representatives. If that proportion of Members is not present, the General Assembly must be covered again at least fifteen days later, where decisions may be taken irrespective of the number of Members present. Notwithstanding, the Bylaws can only be changed by a two-thirds majority of the present Members or their representatives.

Article 15

The association shall keep, as much as possible, the bilingual status. For this purpose, presentations, mainly the scientific ones, shall have, whenever possible, slides in one of the languages (English or French) while the oral presentation is done in the other one.

Article 16

If a decision has been taken to dissolve the Association, one or more persons are elected to proceed with the dissolution. The resources of the Association are distributed to Red Cross International Association in GENEVA.

Association Méditerranéenne et Moyen-orientale de Chirurgie Endoscopique

Buts et structure de l'Association.

Article 1

L'Association a été fondée selon le décret n*552/2001/S émis par ('ordre des médecins du Liban, a Beyrouth a la date du 14 février 2001.

Article 2

Les buts de l’association (MMESA) sont:

1- Le development de la chirurgie endoscopique dans le bassin méditerranéen et le Moyen-Orient et Pays limitrophes.

2- La coordination entre les différents pays de ('association pour les nouvelles techniques de chirurgie endoscopique.

3- L'organisation des réunions scientifiques et des stages pratiques pour améliorer le niveau de la chirurgie endoscopique dans tous les pays de l'association.

4- MMESA est une association apolitique, defendant les principes de la paix et de l’entente mutuelle de toutes les gens, de tous les pays, de toutes croyances et de toutes races.

Article 3

Le bureau central de l'association a été nommé par le comité exécutif à BEYROUTH-LIBAN. Ce bureau peut être déplacé a n'importe quel autre pays de l'association par la décision du comité exécutif de l'association.

Article 4

L'association méditerranéenne et moyen-orientale de chirurgie endoscopique (MMESA) est constituée de chirurgiens pratiquant la chirurgie endoscopique dans toutes les spécialités et appartenant à un pays de l'association.

Cette association est formée de plusieurs types d'adhérents, Membres Fondateurs,  Membres actifs, Membres internationaux en dehors des pays de l’association, Membres d'honneur. Les membres de cette derniére catégorie et les membres internationaux seront proposés par le comité exécutif et élus par Assemblée générale.

Les frais d'inscription annuelle seront payés par les membres fondateurs, actifs et internationaux. Ces frais seront fixés par l'assemblée générale avec éventuels ajustements annuels.

Membres Fondateurs: Ce sont ceux qui ont fondé l'association le 18 Novembre 2000 a Beyrouth. Ces membres auront les mêmes droits de vote, et obligations que les membres actifs.

Membres Actifs: Ces membres sont proposés et choisis par le comité exécutif selon les conditions d'adhésion, ce dernier est responsable de surveiller a ce que tous les membres remplissent les conditions nécessaires par l'acceptation de la candidature. Les conditions d'adhésion sont:
- Doctorat en Médicine.
- Qualification en chirurgie (quelque soit la spécialité chirurgicale).
- Candidat appartenant a un pays de l'association. - " Ia demande de candidature".
- Soutien de la candidature par au moins deux membres actifs.
- Accord du comité de candidature.
- Paiement des charges annuelles.

Nomination et élection:

Les candidatures pour membres actifs doivent être soumises au secrétariat général: tous les documents nécessaires doivent être envoyés au bureau du secrétariat général, ensuite le comité exécutif jugera le sort de ces candidatures. Le secrétariat général doit informer le candidat de la décision du comité exécutif.

La liste des nouveaux membres serait présentée a l'assemble générale.

Seuls les membres actifs peuvent être candidats au comité exécutif.

Membres internationaux:

Sont des membres qui remplissent toutes les conditions pour être membres actifs ordinaires, mais qui ne sont pas citoyens des pays représentés à l'association ; ses membres montreront leur désir d’appartenir à MMESA et se proposeront comme membres au comité exécutif. Si acceptés ont les mêmes droits et obligations que les membres actifs, a l’exception d’être élus pour l’exécutif.

Membres d'honneur: Les membres d'honneur de 'association sont ceux qui ont offerts a la chirurgie endoscopique beaucoup d'efforts techniques et administratifs. Ces membres seront proposés par le comité exécutif, et élus par l'assemblée générale. Les membres d'honneur participant a l’assemblée générale, seront consultés mais n'ont pas le droit de vote.

L’Association pourra encore et devra même faire des efforts pour contacter et en avoir, deux autres types de participations/partenariat –

Scientifique – Avec des Sociétés scientifiques nationales des pays du bassin méditerranéen, du moyen-orient, des pays limitrophes et même d’autres.

Ce partenariat aura l’orientation du comité exécutif et aura aussi des directions de travail en essayant de trouver des chemins scientifiques communs et pour qu’on puisse avoir des synergies d’éducation et divulgation scientifique

Corporatif – Avec les compagnies, les corporations, et les firmes qui contribuent par un support financier ou bien des donations afin de faciliter les projets de formation technique et enseignement théorique de la chirurgie endoscopique au sein de l'association

Ces compagnies seront, surtout de l'industrie des produits, de distribution où que fournissent aussi d’autres services rendus pour la pratique de la chirurgie endoscopique. Pourront aussi être considérés des compagnies qui publient les informations scientifiques appartenant à la pratique de la chirurgie endoscopique, bien que d'autres contributions proposées par le comité de coopération entre le MMESA et le secteur de coopération.

Article 5

Le statut de Membre de l’association se termine par démission, mort ou lorsque les charges ne seront pas payées pour deux ans consécutifs malgré les rappels par courrier.
Toutefois Ia suppression de candidature pourrait être décidée par le comité exécutif et votée par l'assemblée générale et ceci pour faute professionnelle grave ou des raisons majeures, l’accusé aura l'opportunité de se défendre par écrit avant l'assemblée générale.
La résignation de l'association doit être envoyée au secrétaire général trois mois avant Ia fin de l'année.

Lois administratives et fonction de l’association

Article 6

L'association méditerranéenne et moyen-orientale de chirurgie endoscopique aura un bureau administratif composé de deux membres de chaque pays représenté. Ce bureau administratif aura, surtout, des fonctions consultrices représentant les diverses tendances locales des régions des membres de MMESA. Les décisions seront prises para majorité simple.

L’élection du Président de l’association se fera au sein du bureau administratif.

Le président de l'association et le président des congrès à organiser annuelment doivent être membres du bureau administratif. Les autres membres du bureau seront élus par vote secret lors de l`assemblée générale par les membres actifs y participant, aussi par majorité simple et de entre les membres actifs et fondateurs aprés qu’ils sont proposés. Cette proposition pourra se faire par eux mêmes où par d’autres ; dans ce cas ils ne pourront être soumis au vote avant qu’ils n’acceptent la proposition faite. En cas de vacance de sièges au sein du bureau administratif, l’élection de nouveaux membres se fera lors de l'assemblée générale qui suit. Les membres du bureau administratif seront élus pour une période de quatre ans, renouvelables. De toutes façons, s’ils ne comparaissent pas aux reunions du Board Administratif plus que deux fois pendant le mandat, sans raison valide, ils pourront être eloignés de leurs fonctions et substitués.

Article 7

Le comité exécutif sera composé de: un président, le past-président, le président-élu, un secrétaire général, un trésorier et cinq membres, elus par le bureau Administratif. Le secretaire general et le trésorier seront aidés par des adjoints.

Seront aussi co-optés pour le comité executive les Presidents des differents Comités et “Task Forces” de MMESA et un Secretarire General adjoint et un Trésorier adjoint.

Le Président serait élu pour un an non renouvelable. Cette élection se tiendra a l’assemblée générale, chaque tous les ans, sous recommandation du bureau administratif. La recommandation du bureau administratif doit être envoyée à tous membres de MMESA au moins deux mois avant l’assemblée générale d’élection. L’élection devra se faire avec une majorité de deux tiers des membres y participant.

Le past-président et le président élu auront des mandats aussi d’un an. Le secrétaire général sera élu pour deux ans renouvelables trois fois maximum. Tous les autres membres restants du comité exécutif seront élus pour deux ans renouvelables une seule fois.
Le Président doit présenter à l’Assemblée générale la liste des noms qu’il propose pour constituer le restant du comité exécutif et l’assemblée générale y décidera de donner sa confiance, en ratifiant ces noms. Ces membres doivent être aussi membres du bureau Administratif.

La vacance de poste dans le comité exécutif serait réglée par !e président jusqu'a la nouvelle assemblée générale.

Le président du comité exécutif est le président du bureau administratif. Ce bureau doit se réunir au moins une fois par an, soit à la demande du président ou bien à la demande écrite d'au moins le quart du bureau administratif présentée par écrit au secrétaire général.

Une réunion normale annuelle devra prendre place pendant le Congrés, avant l’assemblée générale.

La présence du tiers du bureau administratif est suffisante pour légaliser les décisions prises. Les votations se feront par majorité simple. Le président aura vote décisif en cas de égalité.

Un compte rendu détaillé des réunions rédigé par le secrétariat général, signé par le président et le secrétaire général serait gardé dans les archives du quartier général de l'association. Ce compte rendu doit avoir ses pages nombrées, sans lignes blanches où rasées.

Article 8

Les membres du bureau exécutif et du bureau administratif ne reçoivent pas d'honoraires financiers; toutefois le remboursement de certaines dépenses peut être fait sous l'approbation du bureau administratif où l’assemblée générale avec des documents contrôlés et gardés par le secrétariat général, dés que les fonds à la banque le permettent.

L’Association peut recourir à des services extérieurs pour des raisons spéciales. Ces fournisseurs de services peuvent, si on le décide comme ça, être présents et être consultés lors de l’Assemblée générale. Ce recours doit être proposé et accepté pour le comité Administratif où l’assemblée générale.

Article 9

L'assemblée générale est constituée de tous les membres de l'association comme décrit a l'article 4. L'assemblée générale se réunit au moins une fois par an, a la suite de la demande du président, du bureau administratif ou de la moitié des membres. L'ordre du jour est préparé par le bureau exécutif considérant des propositions éventuelles faites par le bureau administratif et envoyé à tous les membres vingt jours avant la date prévue. Pendant cette assemblée, les rapports administratifs et financiers doivent être présentés.

L'assemblée générale contrôle les comptes de l'association, vote le budget et les items de l’Agenda, et procède à l'élection de nouveaux membres du bureau administratif par vote secret, en plus des attributions mentionnées aux articles 4, 5, 6, 7, 8, 11 et 14.

Article 10

Le président représente l'association dans tous les problèmes de droits civils. II surveille les dépenses, il peut déléguer un membre du comité exécutif pour le remplacer dans certaines

missions. Dans le cas de représentation légale a la cour, il peut nommer un avocat autorisé. Tous les membres de l'association jouissent des droits civils comme le prévoit les lois de leur pays. Les problèmes de droit civils regardant l’association, doivent suivre la loi du pays auquel le bureau a son siège.

Article 11

Tous les changements touchant les lois fondamentales de l'association doivent être approuvés par l'assemblée générale. Cette assemblée générale peut être une assemblée générale ordinaire où extraordinaire ; si c’est dans une assemblée générale ordinaire, il faut que les propositions sont envoyées a tous les membres au moins un mois avant l’assemblée. L’assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par le Président, où para la moitié des membres du bureau administratif, avec une anticipation de deux mois.

Ressources Annuelles

Article 12

Les ressources de ('association méditerranéenne et moyen-orientale de chirurgie endoscopique proviennent de:

- Cotisations annuelles payées par les membres.

- Donations réservées au développement de l'association.

- Ressources provenant des publications scientifiques.

- Contributions spéciales des autorités compétentes.

- Donations d’autres origines, acceptées par l’assemblée générale.

- Sponsoring par membres coopérants.

Article 13

Un rapport annuel détaillé du budget serait préparé pour les rentrées et les dépenses à la demande et présenté à l'ordre des médecins du Liban-Beyrouth.

Changement des Statuts et dissolution de l’Association

Article 14

Les lois de l'association peuvent être modifiées par la proposition du comité exécutif, soit par, au moins la moitié des membres du bureau administratif. Ces modifications doivent faire partie obligatoire de l’Agenda de la prochaine Assemblée générale, ordinaire où extraordinaire. Ces modifications doivent être envoyées un mois avant l'assemblée générale à tous les membres. L'assemblée générale doit posséder le quorum du quart des membres actifs et fondateurs. Si ce nombre n’est pas acquis, une nouvelle assemblée générale doit se faire au plus tard quinze jours après la première assemblée sans quorum précis. Et ces modifications seront légalisées à vote positif de plus des deux tiers des membres présents.

Article 15

L'association devra maintenir, le plus possible, le bi-langage. Pour ça, la plupart des présentations, surtout scientifiques, devront être faites dans une des deux langues (français où anglais) avec les diapositifs de présentation dans l’autre langue.

Article 16

Si la décision de dissoudre l'association est prise selon les lois, une ou plusieurs personnes seront chargées surveiller la dissolution. Toutes les propriétés de l'association seront offertes à la croix rouge internationale - GENEVE.